KI Automatisierung Immobilien 
Anfragen, Exposees und Termine automatisch 

Maklerarbeit besteht zu einem großen Teil aus Kommunikationsroutinen

Ein Kaufinteressent fragt nach einem Expose. Ein anderer möchte einen Besichtigungstermin verschieben. Ein Eigentümer fragt nach dem aktuellen Vermarktungsstand. Dazu kommen Portalmeldungen, neue Leads die bearbeitet werden müssen, und Koordinationsaufgaben zwischen Interessenten und Eigentümern.

Laut einer Digitalisierungsstudie 2024 setzen bereits 70 Prozent der Immobilienverwaltungsunternehmen verstärkt auf digitale Tools, weil steigende Verwaltungsanforderungen mit dem vorhandenen Team nicht mehr zu bewältigen sind. Für Immobilienmakler gilt dasselbe: Ein Großteil des Arbeitstags besteht aus Aufgaben, die kein spezifisches Makler-Fachwissen erfordern, aber trotzdem Zeit fressen.

Was KI-Automatisierung im Maklerbüro konkret übernimmt

KI-Automatisierung über n8n-Workflows bedeutet: Wiederkehrende Abläufe laufen automatisch, du konzentrierst dich auf Akquise, Beratung und Abschlüsse.

Konkrete Anwendungen:

• Eingehende Portalmeldungen und E-Mail-Anfragen automatisch klassifizieren und zuordnen
• Expose automatisch per E-Mail versenden, sobald eine Anfrage eingeht
• Besichtigungstermine koordinieren und Bestätigungen automatisch verschicken
• Leads aus Kontaktformularen direkt ins CRM übernehmen
• Statusupdates an Eigentümer und Interessenten automatisch versenden
• Wiedervorlage-Systeme für Follow-up-Kontakte automatisch auslösen
• CRM-Systeme über KI-Automatisierung anbinden

Alles läuft auf n8n, auf Servern in Deutschland. Keine Cloud-Lösung die deine Kundendaten außerhalb Europas verarbeitet.

Praxisbeispiel: Immobilienmakler, drei Mitarbeiter, Raum Dortmund

Ein Immobilienbüro mit drei Mitarbeitern hatte das typische Lead-Verwaltungsproblem: Anfragen aus drei verschiedenen Portalen kamen in unterschiedlichen Formaten an, wurden manuell in eine Tabelle eingetragen und dann nacheinander abgearbeitet. Bei 20 bis 30 Anfragen pro Woche gingen regelmäßig Interessenten verloren, weil die Rückmeldung zu langsam kam. Nach dem Aufbau eines automatisierten Eingangs-Workflows werden alle Portalmeldungen in Echtzeit ins CRM übernommen. Das Expose wird sofort automatisch versendet. Die durchschnittliche Reaktionszeit sank von über einem Tag auf unter zehn Minuten.

Was das für den Vertriebszyklus bedeutet

Wer schneller antwortet, gewinnt öfter. Ein Interessent, der innerhalb von zehn Minuten ein Expose erhält und eine Terminbestätigung bekommt, ist gebundener als einer der 24 Stunden wartet. KI-Automatisierung macht Schnelligkeit zur Routine, nicht zur Ausnahme.

Für die telefonische Erreichbarkeit, wenn du gerade beim Kundengespräch bist, sorgt ein Voice Agent, der Anrufe entgegennimmt und alle Details weitergibt. Eine gut aufgestellte professionelle Website mit optimierten Eigentümer-Landingpages ist die dritte Komponente im System.

Preise

Pakete starten bei 1.920 Euro Einrichtung plus 100 Euro monatlich, jährlich kündbar.

KI-Automatisierung kostet bei FoxifAI 1.920 Euro Einrichtung und 100 Euro pro Monat, jährlich kündbar. Darin enthalten sind die Analyse deiner Prozesse, der Aufbau der Workflows, die Integration bestehender Tools und laufender Support.

Häufige Fragen

Welche Portale und CRM-Systeme werden unterstützt? Anfragen aus Portalen wie ImmobilienScout24, Immowelt oder anderen Quellen die per E-Mail eingehen lassen sich automatisch verarbeiten. CRM-Systeme werden über KI-Automatisierung angebunden, die Möglichkeit hängt davon ab, ob das System eine API oder einen E-Mail-Export bietet. Wir klären das vorab.

Wie lange dauert die Einrichtung? Für ein Maklerbüro mit klar definierten Prozessen rechnen wir mit zwei bis drei Wochen Einrichtungszeit. Dazu gehören die Analyse deiner bestehenden Abläufe, der Aufbau der Workflows, Tests mit echten Daten und eine Übergabe an dein Team.

Ist die Verarbeitung von Kundendaten DSGVO-konform? Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland. Kundendaten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht. Wir stellen auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit. Das System ist nach den Anforderungen der DSGVO konzipiert.

Was kostet die Automatisierung? Pakete starten bei 1.920 Euro Einrichtung plus 100 Euro monatlich, jährlich kündbar. Es gibt keine Kosten pro verarbeiteter Anfrage und keine versteckten Workflow-Gebühren.

Was passiert, wenn sich mein Ablauf ändert? Workflows lassen sich jederzeit anpassen. Wenn du ein neues Portal einbindest, ein anderes CRM einführst oder neue Leistungen anbietet, wird der Workflow entsprechend aktualisiert. Kleinere Anpassungen sind im monatlichen Paket enthalten.

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Mehr zur KI-Automatisierung — welche Prozesse wir automatisieren und was es kostet.

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FoxifAI, Leibnizstraße 9a, 44793 Bochum.