Voice Agent Arztpraxis 
Kein Anruf bleibt mehr unbeantwortet 

Das Telefon klingelt, aber niemand kann rangehen

Dein Team ist in der Behandlung. Ein Patient ruft an, wählt sich durch, wartet, legt auf. Laut einer Erhebung unter Kassenärztlichen Vereinigungen erreicht fast drei Viertel aller Patienten ihre Praxis nicht beim ersten Anruf. Wer dreimal hintereinander niemanden erreicht, wechselt die Praxis.

Das ist kein Einzelfall. Das ist Praxisalltag in Deutschland.

Medizinische Fachangestellte verbringen im Schnitt über vier Stunden täglich mit Telefonaten. Das Ärzteblatt beziffert den Verwaltungsanteil niedergelassener Ärzte auf rund 26 Prozent der gesamten Arbeitszeit. Zeit, die für Patienten fehlt.

Wie ein Voice Agent deine Praxis entlastet

Ein Voice Agent übernimmt eingehende Anrufe vollautomatisch, rund um die Uhr. Er führt ein natürliches Gespräch, ohne IVR-Menü, ohne Warteschleife. Patienten werden sofort bedient.

Was der Voice Agent erledigt:

• Terminbuchung: Freie Termine aus Google Calendar oder Outlook werden direkt gebucht. Der Patient bekommt eine Bestätigung per SMS oder E-Mail.
• Notfallerkennung: Schildert ein Patient dringende Symptome, eskaliert der Agent sofort per SMS oder E-Mail an dein Team.
• Standardfragen: Öffnungszeiten, Anfahrt, welche Kassen akzeptiert werden, Rezept-Abholzeiten. Der Agent beantwortet sie zuverlässig.
• Rückrufbitten: Wenn ein Anliegen nicht telefonisch gelöst werden kann, nimmt der Agent eine Rückrufbitte mit allen Details auf und leitet sie weiter.
• Recall-Anrufe: Vorsorge-Erinnerungen und Kontrolltermin-Einladungen laufen automatisch als ausgehende Anrufe.

Dein Empfang kann sich auf die Patienten im Wartezimmer konzentrieren.

Praxisbeispiel

Hausarztpraxis, zwei Ärzte, drei MFA, Ruhrgebiet: Täglich gingen bis zu 80 Anrufe ein, davon rund 60 Prozent in den ersten zwei Stunden nach Öffnung. Das Team kam kaum hinterher, Patienten beschwerten sich über Besetzttöne.

Seit Einrichtung des Voice Agents werden alle Anrufe entgegengenommen. Terminbuchungen laufen vollautomatisch. Das Team bearbeitet morgens nur noch die Rückrufbitten aus der Nacht und konzentriert sich tagsüber auf die Behandlung.

Anbindung an Praxissoftware

Systeme wie Dampsoft, Charly oder Evident lassen sich über KI-Automatisierung anbinden. Das bedeutet: Termine, die der Voice Agent bucht, können per n8n-Workflow direkt in deine Praxissoftware übertragen werden, ohne Doppelerfassung.

Für die Website deiner Praxis bieten wir außerdem eine professionelle Website mit integrierter Online-Terminbuchung.

Datenschutz und DSGVO

Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland. Gesprächsdaten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht. Wir stellen auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit.

Preise

Pakete starten bei 1.920 Euro Einrichtung plus 100 Euro monatlich, jährlich kündbar.

Voice Agents kosten bei FoxifAI 1.920 Euro Einrichtung und 100 Euro pro Monat, jährlich kündbar.

Die Einrichtung umfasst Konfiguration, Kalenderanbindung, Sprachprofil und Testphase. Keine versteckten Kosten.

Häufige Fragen

Was kostet ein Voice Agent für meine Arztpraxis? Voice Agents kosten bei FoxifAI 1.920 Euro Einrichtung und 100 Euro pro Monat, jährlich kündbar. Die Einrichtung umfasst die vollständige Konfiguration, Kalenderanbindung und eine Testphase, in der wir gemeinsam sicherstellen, dass der Agent zur Praxis passt.

Wie lange dauert die Einrichtung? Die Einrichtung dauert in der Regel zwei bis vier Wochen. In dieser Zeit konfigurieren wir das Sprachprofil, binden den Kalender an und testen die Gesprächsführung mit typischen Patientenanfragen.

Kann der Voice Agent Notfälle erkennen? Ja. Der Voice Agent ist auf die Erkennung von Notfallsignalen trainiert. Nennt ein Patient Symptome, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, wird dein Team per SMS oder E-Mail sofort benachrichtigt. Die Rückrufbitte mit allen Angaben liegt dann direkt vor.

Ist die Lösung DSGVO-konform? Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland. Gesprächsdaten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht. Wir stellen auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit.

Kann der Agent mit unserer Praxissoftware (z.B. Dampsoft) arbeiten? Dampsoft und andere Praxissysteme lassen sich über KI-Automatisierung anbinden. Buchungen des Voice Agents werden per n8n-Workflow in die Praxissoftware übertragen, sodass keine manuelle Doppelerfassung nötig ist.

Was passiert bei Anrufen, die der Agent nicht lösen kann? Kann der Voice Agent ein Anliegen nicht abschließend beantworten, nimmt er eine vollständige Rückrufbitte auf und leitet sie mit allen Details an dein Team weiter. Kein Anruf geht verloren.

Alle Details zu unserem KI-Telefonassistenten — Funktionsweise, Preise und Setup.

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FoxifAI, Leibnizstraße 9a, 44793 Bochum.